Pour déménager une entreprise, commencez six mois avant si vous quittez un bail commercial, au moins trois mois avant dans les autres cas. Le travail se découpe en cinq temps : fixer la date et nommer un responsable, faire l’inventaire et le plan des nouveaux locaux, préparer l’informatique et les lignes, prévenir salariés, clients et fournisseurs, puis déménager en dehors des heures d’ouverture et faire les formalités dans le mois qui suit. Le rétroplanning ci-dessous place chaque tâche semaine par semaine.
Ce guide décrit le calendrier côté entreprise. Notre page sur le déménagement d’entreprise et de bureaux présente la façon dont nous abordons ces déménagements, qui s’étudient au cas par cas.
Le rétroplanning d’un déménagement d’entreprise
Les semaines se comptent à rebours depuis le jour J (S-26 : vingt-six semaines avant). Une petite structure peut resserrer les étapes ; une entreprise sur plusieurs étages gagne à les étaler.
| Quand | À faire |
|---|---|
| S-26 (six mois) | Relire le bail actuel et donner congé dans les délais ; arrêter le choix des nouveaux locaux ; fixer un budget |
| S-20 | Nommer un responsable du déménagement et un relais par service ; choisir la date, en période creuse et de préférence sur un week-end |
| S-16 | Dessiner le plan d’implantation : postes, prises, réseau, salles ; lister les travaux ; commander les lignes et l’accès internet des nouveaux locaux |
| S-12 | Faire l’inventaire : ce qui suit, ce qui se vend, se donne ou part au débarras ; demander les devis de déménagement, avec visite sur place |
| S-10 | Informer les salariés : date, nouvelle adresse, accès, stationnement, transports, déroulé de la journée |
| S-8 | Préparer la bascule informatique avec votre prestataire : sauvegardes, serveur, téléphonie, imprimantes ; commander le mobilier neuf |
| S-6 | Prévenir clients, fournisseurs, banque, assureur, expert-comptable ; préparer les nouveaux documents (papier à en-tête, factures, site, signatures) ; se renseigner auprès des mairies pour le stationnement du camion aux deux adresses |
| S-4 | Distribuer cartons et étiquettes ; chacun trie son poste ; afficher le plan des nouveaux locaux avec les codes de chaque bureau |
| S-3 | Débarrasser le mobilier qui ne suit pas ; trier et emballer les archives ; réserver ascenseur, monte-charge, badges et horaires d’accès |
| S-2 | Emballer dossiers et matériel peu utilisés ; vérifier que les travaux sont finis et que le réseau fonctionne dans les nouveaux locaux |
| S-1 | Emballer les postes individuels la veille ou l’avant-veille ; programmer les renvois d’appels ; annoncer une éventuelle fermeture exceptionnelle |
| Jour J | Déménager hors des heures d’ouverture ; un responsable à chaque adresse ; informatique remontée en premier |
| S+1 | Reprise de l’activité ; liste des réserves (dégâts, objets manquants) ; état des lieux de sortie des anciens locaux |
| Dans le mois | Formalités du transfert de siège ; mise à jour de l’adresse partout où elle apparaît |
Six mois avant : le bail et les nouveaux locaux
Le préavis fixe souvent tout le calendrier. Pour un bail commercial, selon la page « Résilier un bail commercial » d’entreprendre.service-public.gouv.fr (vérifiée le 28 mai 2026) :
- le locataire peut résilier à la fin de chaque période de 3 ans, sans motif particulier ;
- le congé doit être donné au moins 6 mois avant la fin de la période triennale en cours ; si ce délai n’est pas respecté, le congé ne prend effet qu’à la période triennale suivante ;
- il se donne par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par acte de commissaire de justice.
La même page précise que certains baux peuvent exclure la résiliation triennale, entre autres les baux de plus de 9 ans et ceux de locaux à usage exclusif de bureaux. Un bail professionnel ou une convention d’occupation suivent d’autres règles. Relisez votre contrat avant de fixer une date, et prévoyez la remise en état des locaux que vous quittez.
Trois mois avant : inventaire, plan et prestataires
L’inventaire. Pièce par pièce : mobilier, informatique, archives, et tout ce qui demande un soin particulier (coffre-fort, serveur, machines, stocks). Pour chaque élément, une décision : il suit, il se vend, il se donne, il part au débarras. Le mobilier qui ne suit pas peut être évacué avant le jour J : notre page sur le débarras de locaux professionnels explique comment.
Le plan d’implantation. Chaque bureau des nouveaux locaux reçoit un code simple, par exemple étage, numéro de pièce et poste. Ce code est écrit sur chaque carton, chaque meuble, chaque unité centrale. Le jour J, personne n’a besoin de demander où poser quoi.
Les prestataires. Une visite sur place permet au déménageur de voir les accès, les étages, l’ascenseur, les horaires de l’immeuble et le stationnement : c’est ce qui rend un devis fiable. Vérifiez aussi vos contrats de location de matériel : celui du copieur prévoit parfois que son déplacement soit fait par le loueur. Si les nouveaux locaux ne sont pas prêts à temps, une solution de stockage temporaire peut se prévoir : voyez notre page sur le garde-meuble à Poitiers.
Six à huit semaines avant : informatique, lignes et communication
Les lignes et l’informatique. Commandez l’accès internet et la téléphonie des nouveaux locaux dès la signature du bail : les délais de raccordement varient selon l’opérateur et l’immeuble. Avec votre prestataire informatique, écrivez le plan de bascule : sauvegarde complète avant le départ, ordre de débranchement, qui remonte le serveur et le réseau, tests avant la reprise. Photographiez les branchements et étiquetez les câbles.
Les salariés. Ils vivent le déménagement de près : nouvel itinéraire, stationnement, temps de trajet. Donnez-leur tôt la date, l’adresse, le plan et le déroulé, et le temps nécessaire pour trier et emballer leur poste. Si votre entreprise a un comité social et économique, associez-le tôt : un déménagement touche directement aux conditions de travail.
Les clients et partenaires. Clients, fournisseurs, banque, assureur, expert-comptable, organismes avec lesquels vous échangez du courrier : prévenez-les, et changez l’adresse sur votre site, vos mentions légales, vos factures, vos signatures d’e-mail et votre fiche d’établissement en ligne. Programmez un suivi du courrier depuis l’ancienne adresse. Notre guide sur les démarches et le changement d’adresse aide à n’oublier personne.
Les deux dernières semaines : emballage et préparation du jour J
- Un kit par personne : cartons, marqueur, étiquettes au code du nouveau bureau. Chacun vide et emballe son poste.
- Les documents confidentiels voyagent dans des cartons fermés et numérotés, suivis par le responsable. Ce qui ne doit pas être conservé est détruit avant le départ, pas jeté en vrac.
- Les archives se trient avant d’être emballées. Votre expert-comptable vous dira ce qui doit être conservé et combien de temps.
- Le stationnement du camion se prépare aux deux adresses. En centre-ville de Poitiers ou de Châtellerault, les rues sont souvent étroites : renseignez-vous auprès de la mairie sur l’autorisation à demander.
- L’immeuble : réservez l’ascenseur ou le monte-charge, prévenez le gestionnaire, vérifiez les badges et les horaires d’accès.
Le jour J et la semaine qui suit
Le responsable du déménagement et ses relais ont le plan en main, un à chaque adresse. L’informatique part en premier et se remonte en premier : serveur, réseau, téléphonie, puis les postes. Chaque carton va au bureau indiqué par son code.
Dans les jours qui suivent, notez les réserves (meuble abîmé, carton manquant) et traitez-les vite. Rendez les anciens locaux propres et vides pour l’état des lieux de sortie, et récupérez les clés et badges distribués.
Les formalités après le transfert du siège
Pour une société, selon la page « Changer le siège social d’une société » d’entreprendre.service-public.gouv.fr (vérifiée le 5 septembre 2025) :
- le transfert du siège implique une modification des statuts, décidée selon les règles propres à la forme de la société et à ses statuts ;
- il est publié dans un support d’annonces légales du lieu du siège, dans un délai d’1 mois à compter de la décision ; en cas de transfert hors du ressort du tribunal, deux avis sont publiés, à l’ancien et au nouveau siège ;
- il est déclaré dans le délai d’1 mois sur le guichet des formalités des entreprises, avec l’acte qui a décidé le transfert, les statuts mis à jour, un justificatif de jouissance des nouveaux locaux (titre de propriété, bail, factures d’électricité) et l’attestation de parution de l’annonce.
Les entrepreneurs individuels et les établissements secondaires suivent d’autres démarches, décrites sur le même site.
Les erreurs qui retardent la reprise
- Commander les lignes internet trop tard.
- Déménager sans plan ni codes : les cartons finissent dans le couloir.
- Tout emporter pour trier après, et payer le transport de ce qui partira au débarras.
- Oublier le stationnement du camion ou la réservation de l’ascenseur.
- Ne pas tester le réseau et la téléphonie avant le lundi matin.
Pour comprendre ce qui compose le devis, lisez notre guide sur le prix d’un déménagement, et pour l’emballage, celui sur les cartons de déménagement. Notre check-list du déménagement, pensée pour les particuliers, reste utile pour les démarches. Pour un projet précis, décrivez vos locaux et votre date dans une demande de devis, ou relisez notre page sur le déménagement d’entreprise et de bureaux.
